Registrering av medlemmer

En huskeliste for å sikre at medlemmer registreres riktig

Registrering av nye medlemmer:

Kun den enkelt klubbs registeransvarlig kan redigere klubbens medlemsregister. Vedkommende må være innlogget. 

Når registeransvarlig er innlogget vil medlemsregisteret kunne redigeres via linken merket "For tillitsvalgte". Dersom du ikke er ført opp som registeransvarlig vil du ikke ha tilgang til medlemsregisteret.

Det er ingen mulighet for import av medlemslister, da klubbene hver for seg har vidt forskjellige systemer som ikke følger noen bestemt standard.

Nye medlemmer registreres enkeltvis under For tillitsvalgte -> Medlemsregister -> Nytt medlem

Medlemmer som er utmeldt av film/fotoklubben skal tas ut ved å benytte knappen "Meld ut". Dette er spesielt viktig i perioden før NSFF fakturerer din klubb for medlemskap, og dere unngår da å måtte betale NSFF-kontingent for tidligere medlemmer.

Alle medlemmer har selv mulighet til å logge seg inn og oppdatere sin egen adresse osv. Det er viktig at alle medlemmer registreres med korrekt epostadresse, slik at de får tilgang til å logge seg inn.

Er medlemmet registrert tidligere?

I film/fotoklubbene kommer og går medlemmer over tid, og de siste årene har det kommet tilbake mange kjente fjes som tidligere har vært medlem. Ved registrering av disse må du sikre at de ikke blir dobbeltregistert.

Ved dobbeltregistrering vil et tidligere medlem kanskje ha medlemsnummer 400 og ved nyregistrering få for eks medlemsnummer 3000. Dette innebærer at medlemmet som har deltatt i konkurranser ikke får med seg poeng fra tidligere Landskonkurranser da de har fått et nytt medlemsnummer/identitet, og må da opparbeide plakettpoeng på nytt. Dette kan unngås dersom medlemmet får sitt opprinnelige medlemsnummer i stedet for å registreres på nytt.

Et "nytt" medlem kan være medlem av en naboklubb, og vil da ikke stå oppført som tidligere medlem av din film/fotoklubb. For å sikre at din film/fotoklubb helt unødigvendig betaler dobbelt kontingent til NSFF er det viktig at medlemmet blir registrert med samme medlemsnummer i begge klubbene.

Slik registreres et nytt medlem i klubb B som allerede er registrert som medlem i klubb A

1: Spør medlemmet om hvilken klubb vedkommende er eller har vært medlem av tidligere.

2: Spør medlemmet om hvilken epostadresse som er registrert i NSFF's medlemsregister.

3: Fyll ut feltet "Epost" med den epostadressen som blir oppgitt. Dersom epostadressen allerede er registrert vil medlemmet registreres i din klubb med samme medlemsnummer som i den andre klubben.

Dersom du gjør en feil: Slett registreringen øyeblikkelig, slik at du unngår at medlemmet tar i bruk kontoen.

Ved tvil: Kontakt den regionskontakt som har ansvar for den regionen hvor din klubb hører hjemme. Vedkommende har tilgang til å søke etter navngitte medlemmer, og kan gi deg informasjon om hvilken epostadresse som allerede er registrert på et navngitt medlem.

Ved tvil: søk etter vedkommende i konkurransedatabasen. Vær oppmerksom på at et medlem som ikke er registrert der allikevel kan være registrert under en klubb i NSFF's medlemsregister.

Kan jeg søke etter vedkommende? Nei, NSFF gir ikke klubbene tilgang til å søke i andre klubbers medlemsregistre.

Hva gjør jeg om medlemmet allerede er registrert hos NSFF og jeg ikke får lagt vedkommende inn i min klubbs medlemsregister?

Kontakt sekretariatsleder og oppgi medlemmets navn og medlemsnummer. Vedkommende vil da kunne legges inn som medlem av din klubb.

Hold orden på rollene!

Tillitsvalgte i klubbene registreres av og til med "private" epostadresser som er direkte knyttet til tillitsverv de har i fotoklubben (eks: leder@fotoklubben.no, kasserer@fotoklubben.no). Dette vil medføre at epost som er beregnet på enkeltmedlemmer vil sendes til en epostadresse som ikke varig tilhører medlemmet.

Ved utsendelser fra NSFF vil det sendes meldinger til den epostadresse som er tilknyttet den rollen vedkommende medlem har, og det er da viktig å angi både fast privat epostadresse og epostadressen vedkommede midlertidig benytter i rollen som tillitsvalgt.

0.03

Do NOT follow this link!